Pflege QM Handbuch vs. Team-Handbuch

QM-Handbuch oder Mitarbeiterhandbuch? Welche digitale Lösung Pflegeeinrichtungen wirklich brauchen

Das QM-Handbuch als digitale Lösung kann die Arbeit in der Pflege unterstützen, soll aber nicht in übermäßiger Bürokratie enden. Die Pflege steht unter Druck Digitalisierung in der Pflege ist ebenso wichtig, wie das Finden und Halten neuen Personals.

Mitarbeiter, die gut eingearbeitet sind, fühlen sich sicher, machen weniger Fehler und helfen anderen Mitarbeitenden dabei, sicherer zu werden. Doch leider wird die Einarbeitung zu oft vernachlässigt. Aus Zeitgründen, wegen fehlender Strukturen oder weil niemand wirklich zuständig ist.

Hier kommt unser CrewGuide Team-Handbuch für Pflegeteams ins Spiel. Denn hier werden sämtlichen relevanten Abläufe, Checklisten, Videos, Infos, Stanards etc abgelegt. Zentral und digital verfügbar.

Welche digitale QM-Handbücher für die Pflege gibt es?

Digitale QM-Handbücher für die Pflege helfen, die geltenden Anforderungen an Dokumentationen etc. umzusetzen. Hier gibt es zum Beispiel Sonne QM, Pflegecampus und Orgavision als die bekanntesten.

Wenn Sie eine reine QM-Software suchen, sind Sie bei diesen Anbietern ehrlich gesagt besser aufgehoben als bei uns.

Ist CrewGuide ein QM-Handbuch für die Pflege?

CrewGuide ist ein digitales Mitarbeiterhandbuch für das Wissen einer Pflegeeinrichtung und des gesamten Teams. Pflegestandards, Verfahrensanweisungen und MD-Prüfkriterien sind nicht von Anfang an hinterlegt, sondern werden von jeder Einrichtung selber verfasst und im Crew Guide Handbuch gesammelt und verfügbar gemacht.

Was ist das Besondere am CrewGuide Handbuch für Pflege?

Ein QM-Handbuch richtet sich an Pflegefachpersonen, die QMB und den Medizinischen Dienst. Eigentlich an sonst niemanden.

Das CrewGuide Handbuch richtet sich an alle Mitarbeitenden. Also auch an  Hauswirtschaft, Küche, Haustechnik, Betreuungskräfte, Reinigung, Fahrdienst. Und an jede neue Person, die neu ins Team kommt. Denn die Einarbeitung neuer Mitarbeitender  in ihrer ersten Woche.

Was kostet das CrewGuide Mitarbeiterhandbuch?

Bereits ab 9 € pro Nutzer und Monat, gedeckelt bei 135 € monatlich steht Crew Guide für Teams zur Verfügung.
Ab 15 Mitarbeitenden bleibt der Preis konstant, egal ob 10 oder 100 Personen Zugriff haben. Allerdings ist die Zahl der maximalen Mitarbeiter auf 100 begrenzt. Dazu kommt eine einmalige Einrichtungspauschale von 399 bzw 599 Euro. Alle Preise sind netto zzgl 19% MwSt. zu verstehen.

Ein QM-Handbuch ist gesetzlich gefordert, ein MitarbeiterHandbuch nicht

Das QM-Handbuch in der Pflege hat seine Grundlage in § 113 SGB XI. Die Vorschrift verpflichtet jede zugelassene Pflegeeinrichtung zu einem einrichtungsinternen Qualitätsmanagement. Was das Gesetz nicht vorschreibt, ist die Form: Von Ordnern, Papier oder einer bestimmten Kapitelstruktur steht dort nichts. Ein digitales QM-Handbuch ist zulässig und in vielen Häusern längst Alltag.

Inhaltlich beschreibt das QM-Handbuch, wie fachlich korrekt gearbeitet wird. Verfahrensanweisungen, Pflegestandards, Expertenstandards des DNQP, Hygienepläne, Notfallmanagement, mitgeltende Unterlagen. Adressat ist die Fachebene, geprüft wird es vom Medizinischen Dienst und von der Heimaufsicht.

Ein Mitarbeiterhandbuch beschreibt etwas anderes: wie in diesem Haus zusammengearbeitet wird. Dienstanweisungen, Einarbeitungsplan, Kommunikationsstruktur, Zuständigkeiten, Bedienung von Geräten, Ansprechpartner bei Konflikten. Nichts davon ist gesetzlich vorgeschrieben. Es entscheidet nur darüber, ob eine neue Kollegin nach drei Monaten noch da ist.

Beide Dokumente überschneiden sich an einer Stelle: Einarbeitungskonzept, Stellenbeschreibungen und Dienstanweisungen gehören formal in den Personalteil des QM-Handbuchs. Genau dieser Teil wird in der Praxis am seltensten gelesen und am seltensten gepflegt.

Digitale QM-Software für die Pflege: Diese Anbieter gibt es in Deutschland

Der Markt für digitale QM-Lösungen in der Pflege ist gut besetzt. Wir nennen die Anbieter hier, weil eine Kaufentscheidung immer neutral erfolgen sollte und so, dass man weiß, was man kauft.

Sonne QM (Natura Pflegehilfsmittel GmbH, Dachau)

Sonne QM richtet sich an ambulante Pflegedienste und außerklinische Intensivpflege. Kern ist eine MD-Checkliste, die die Prüfkriterien mit Verfahrensanweisungen, Nachweisen und dem Handbuch verknüpft.

Über 70 VA-Vorlagen, digitale Bestätigung per persönlichem Link ohne Login, Pflegevisite mit Wunddokumentation, Verbesserungsliste. Über eine Partnerschaft mit PQSG kommen mehr als 1.200 Standards und Vorlagen dazu.

Die Kosten liegen bei ca. 170 € monatlich netto, unabhängig von der Mitarbeiterzahl, zzgl. 400 € Bereitstellung.

Pflegecampus (Pflegecampus21 GmbH, Berlin)

Dieser Anbieter kommt aus dem E-Learning und hat das QM im Paket „Professionell“ ergänzt. Digitales QM-Handbuch mit über 170 Vorlagen, Dokumentenlenkung, Versionierung, Revisionsworkflow, Lesepflichten und KI-Assistenz, dazu über 900 Schulungen.

Kosten: Der Preis richtet sich nach der Mitarbeiterzahl.

Orgavision

ist branchenübergreifend, positioniert sich aber ausdrücklich für die Sozialwirtschaft und bietet dafür eigene Konditionen. Stark bei Dokumentenlenkung und Kenntnisnahmen über mehrere Standorte.

Vivendi (Connext), Medifox DAN, CuraSoft und myneva

sind Pflegesoftware-Suiten mit QM-Modul. Wenn eines dieser Systeme bereits für Dokumentation und Abrechnung läuft, lohnt der Blick ins vorhandene Modul, bevor ein zweites System dazukommt.

roXtra, eQMS und Q.Wiki

decken QM branchenübergreifend ab, ohne Pflegebezug in den Inhalten.

Dazu kommen die Fachverlage, die inhaltlichen Wert liefern:

• PQSG (Betreiber von pflegehandbuch.de)
• Vincentz Network
• WEKA
• ppm-online

 

Unterscheidung nach Anwendungsfall:

Wann bauche ich ein QM-Handbuch

Sie brauchen eine QM-Software, wenn:

• Die nächste MD-Prüfung ansteht und niemand sagen kann, welche Version einer Verfahrensanweisung gerade gilt.
• Die Kenntnisnahmen liegen in einer Excel-Tabelle, die seit acht Monaten niemand angefasst hat.
• Ihre QMB verbringt einen Tag im Monat mit Kopieren und Einsortieren.
• Sie gründen einen Pflegedienst und haben noch gar kein QM-System.

Sie brauchen ein digitales Mitarbeiterhandbuch, wenn:

• Neue Mitarbeitende in der ersten Woche zwanzig Mal dieselben Fragen stellen und Ihre PDL sie zum zwanzigsten Mal beantwortet.
• Reinigung bzw. Hauswirtschaft nicht wissen, wo Abläufe festgelegt sind, da das QM-Handbuch nicht für sie geschrieben ist.
• Vertretungen Bereiche oder Touren übernehmen, die sie nicht kennen.
• Ein Teil Ihres Teams Deutsch als Zweitsprache spricht und Anweisungen langsamer liest, als der Alltag es zulässt.
• Ihr Team hohe Fluktuation hat oder schnell gewachsen ist
• Wenn zu viele Fehler geschehen.
• Vergessen wird, Einkaufslisten zu führen und Bestellungen vergessen werden.
• Sich das Team nicht gehört fühlt, weil Feedback ignoriert wird.

 

Sie könnten beide Lösungen brauchen, wenn:

Sie eine Einrichtung mit gemischten Berufsgruppen führen. Was in fast jedem Pflegeheim der Fall ist.

 

Was das QM-Handbuch in der Pflege systematisch nicht abdeckt

Die Lücke im QM-Handbuch liegt nicht an schlechter Arbeit, sondern an seinem Zweck. Es ist ein Fachdokument für Fachpersonal. In einem Haus mit 80 Plätzen arbeiten aber schnell dreißig Menschen, für die es nicht geschrieben wurde und auch nicht geschrieben werden sollte.

Küche und Hauswirtschaft, Reinigung, Wäscherei, Haustechnik, Betreuungskräfte nach § 43b SGB XI, Fahrdienst, Verwaltung, Auszubildende im ersten Monat, Aushilfen am Wochenende. Diese Gruppen haben Fragen, die in keiner Verfahrensanweisung stehen: Wie funktioniert der Dienstplan-Tausch? Wen rufe ich an, wenn nachts der Aufzug steht? Wo ist die Liste mit den Kostformen? Wie bediene ich das Gerät im Bad im dritten Stock?

Dazu kommt der Teil, den kein QM-System der Welt löst, weil er nicht dokumentationspflichtig ist: Ankommen. Die ersten neunzig Tage entscheiden über die Fluktuation, und sie hängen fast nie an fachlichen Inhalten. Sie hängen daran, ob jemand das Gefühl hat, sich zurechtzufinden, ohne ständig fragen zu müssen.

Was macht das Crew Guide Mitarbeiterhandbuch?

CrewGuide ist ein digitales Mitarbeiterhandbuch, das auf Ihrem eigenen Server oder bei uns in Deutschland läuft. Jede Person bekommt einen eigenen Zugang, und Sie geben Inhalte gezielt für einzelne Menschen oder Gruppen frei. Die Hauswirtschaft sieht die Hauswirtschaft, die Nachtwache sieht die Nachtwache.

QR-Codes bringen das Wissen an den Ort, an dem es gebraucht wird.

Ein QR-Code am Gerät, am Medikamentenschrank, in der Waschküche. Scannen, Anleitung lesen, Checkliste abhaken, weiterarbeiten. Ohne Anruf im Büro, ohne Unsicherheit vor dem Bewohner.

Mehrsprachige Inhalte für internationale Teams

lassen sich anlegen, ohne alles doppelt zu schreiben. Das ist für Teams mit international angeworbenen Pflegekräften relevanter, als es auf den ersten Blick wirkt. Eine Anleitung, die in der Muttersprache verstanden wird, muss nicht dreimal erklärt werden.

Kommentar- und Ticketfunktion für Teilhabe und Schwarmintelligenz

Unter jedem Beitrag sorgt sorgt eine Kommentarfunktion dafür, dass fehlende Informationen gemeldet werden, statt im Flur besprochen zu werden. Sie ergänzen sie einmal, und die Frage stellt sich nicht wieder. Mit der Ticketfunktion können fehlende Inhalte gemeldet werden. So wächst das Handbuch mit den ganz persönlich benötigten Inhalten Ihres Teams.

Digitale Checklisten direkt am Handy bearbeiten

Die morgentliche Routine? Am Handy abgehakt. Bei der Übergabe an die nächste Schicht nichts vergessen? Am Handy abgehakt.

Digitale Checklisten sind Formulare, die Sie nach Bedarf ganz einfach zusammenklicken können. Die Antworten erhalten Sie entweder per Mail, als PDF oder in einer Google Tabelle etc. (evtl. kostenpflichtige Zusatzmodule erforderlich).

Immer die gültige Version

Sie ändern einen Inhalt, eine Vorgabe oder einen Ablauf einmal, und alle sehen sie sofort. Kein Ordner mit Stand vom letzten Jahr im Wohnbereich, während im Büro Version sieben liegt.

 

Was macht das Crew Guide Mitarbeiterhandbuch nicht?

CrewGuide liefert keine vorgefertigten Pflegestandards und keine Verfahrensanweisungen. Wir sind eine Digitalagentur aus Freiburg, keine Pflegefachberatung. Wie liefern die Plattform für die Inhalte Ihres Teams.

Fachinhalte gehören in die Hände Ihrer QMB oder einer Fachberatung, und ein Anbieter, der Ihnen etwas anderes verspricht, hat entweder Pflegefachleute im Team oder ein Problem mit der Wahrheit.

CrewGuide bildet keine MD-Prüfkriterien ab. Wenn Ihr Ziel Prüfungssicherheit ist, nehmen Sie Sonne QM oder Pflegecampus. Beide können das, wir nicht.

CrewGuide ist kein Dokumentenmanagementsystem mit Freigabe-Workflow nach ISO 9001. Wenn Sie eine Zertifizierung anstreben, brauchen Sie ein System, das den vollständigen Freigabeprozess protokolliert.

Diese Liste steht hier, weil die Alternative wäre, sie im Erstgespräch zu erklären.

Warum der Preis für das Handbuch bei Crew Guide günstig ist

Der Deckel bei 135 € ist der Punkt, an dem sich CrewGuide von nutzerbasierten Systemen unterscheidet.

Ein Haus mit 90 Mitarbeitenden zahlt denselben Betrag wie eines mit 15. Gerade in der Pflege, wo Teilzeit, Aushilfen und Fluktuation die Nutzerzahl ständig verändern, erspart das die Rechnerei. Und die Versuchung, Zugänge zu sparen und damit genau die Leute auszuschließen, die das Handbuch am dringendsten bräuchten.

Das Team hinter Crew Guide hat selber erlebt, wie steil die Lernkurve sein kann, wenn die richtigen Inhalte plötzlich verfügbar sind.

 

Beispiel aus dem Pflege-Alltag: So könnten beide Systeme nebeneinander laufen

Am Beispiel eines Hauses mit 80 Plätzen.

Die QMB pflegt im QM-System die Verfahrensanweisung zum Medikamentenmanagement. Sie versendet die Kenntnisnahme an alle Pflegefachpersonen, das System sammelt die Bestätigungen ein, der Stand ist bei der nächsten Prüfung belegbar. So soll es sein.

Parallel dazu beginnt eine neue Hauswirtschaftskraft. Sie bekommt vor dem ersten Tag einen Zugang zu CrewGuide mit sechs Artikeln: Ankommen und Parken, Dienstplan und Tausch, Wer ist wer, Hygieneregeln in der Küche, Umgang mit Bewohnern mit Demenz im Alltag, Ansprechpartner bei Problemen. Am ersten Tag stellt sie drei Fragen statt zwanzig.

Im dritten Stock hängt ein QR-Code an einem Pflegebett. Wer unsicher ist, scannt und bekommt ein neunzig Sekunden langes Video. Der Code hängt dort für alle, unabhängig von der Qualifikation.

Die beiden Systeme berühren sich kaum. Sie konkurrieren nicht um dasselbe Budget und nicht um dieselben Menschen.